Nuoriso-osaston talous

Wikis > Nuoriso-osaston talous

Nuoriso-osaston talous

Palokunnan taloudenhoito on toiminnan rahoituksen suunnittelua ja toteuttamista sekä talouteen liittyvien asioiden ja tapahtumien hoitoa ja seuraamista. Kannattaa tutustua oman palokunnan sääntöihin, sillä ne antavat määräyksiä palokunnan varojen käytöstä, toiminnan tarkoituksesta ja siitä, mitä palokunta voi tehdä toimintansa tarkoituksen toteuttamiseksi. Yleensä mainitaan myös varainhankintakeinoja, joilla toimintaa voidaan rahoittaa. Palokunta voi esimerkiksi järjestää asianmukaisella luvalla juhlia, arpajaisia ja varojen hankintaa sekä vastaanottaa avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja, harjoittaa palokunnan toimialaan liittyvää kustannus-, julkaisu- ja välitystoimintaa sekä hankkia ja omistaa kiinteää ja irtainta omaisuutta toimintaansa varten. Palokunnan tarkoituksena ei yleensä ole voiton tai muun taloudellisen edun hankkiminen palokunnan jäsenille. Tässä luvussa käsitellään nuoriso-osaston sujuvaa taloudenhoitoa, taloussuunnittelua sekä varainkeruuta.

Nuoriso-osaston sujuva taloudenhoito

Uuden osastonjohtajan kannattaa ottaa yhteyttä palokunnan talouden- tai rahastonhoitajaan ja käydä hänen kanssaan läpi, miten nuoriso-osaston taloudenhoito on palokunnassanne perinteisesti järjestetty, kuinka se olisi kenties viisainta järjestää, mitä palokunnan säännöt sanovat aiheesta ja vaatiiko nuoriso-osaston johtosääntö aiheen tiimoilta päivitystä. On esimerkiksi viisasta tarkistaa, onko nuoriso-osastolla oma tili ja kenellä on tiliin äyttöoikeus. Oma tili ei kuitenkaan ole mikään itseisarvo, jos yhteistyö taloudenhoitajan kanssa on sujuvaa. Oleellinen keskustelunaihe on myös nuoriso-osaston talouden kirjanpito, sillä kaikki yhdistykset ovat kirjanpitolain perusteella kirjanpitovelvollisia. Yleensä nuoriso-osaston kirjanpito hoidetaan palokunnan kirjanpidon yhteydessä, mutta sekin vaatii erilaisten laskujen ja kuittien selkeää arkistointia. Nimetkää nuoriso-osaston päällystöstä tai nuorisotyötoimikunnan jäsenistä joku nuoriso-osaston talousvastaavaksi. Jos osastolla on oma tili, talousvastaava hoitaa osaston maksuliikenteen, valvoo tiliä ja antaa nuorisotyötoimikunnalle joka kokouksessa tiedon osaston taloudellisesta tilanteesta. Jollei omaa tiliä ole, talousvastaava on edellä mainittujen asioiden tiimoilta aktiivisesti yhteydessä palokunnan taloudenhoitajaan. Talousarvion toteutumista on seurattava jatkuvasti, jotta voidaan ajoissa puuttua mahdollisiin varojen liikakäyttöihin tai suunnitella uusia omatoimisia varainhankintoja kattamaan talousarvion ylitykset. Talousvastaava myös laatii nuorisotyötoimikunnalle ehdotuksen talousarvioksi tulevaksi vuodeksi yhdessä osastonjohtajan kanssa, jos nämä eivät ole yksi ja sama henkilö. Nuoriso-osaston talousarvio kuuluu omana osanaan palokunnan talousarvioon, joten palokunnan taloudenhoitaja tekee nuorisotyötoimikunnan hyväksymän talousarvion pohjalta koko palokunnan alustavan talousarvioehdotuksen hallitukselle, joka työstää sen valmiiksi palokunnan yleiskokoukseen hyväksyttäväksi. Jos ja kun hallitus esittää nuoriso-osaston talousarvion yleiskokoukselle hyväksyttäväksi ja kokous hyväksyy sen, se on samalla sekä lupa nuoriso-osastolle käyttää suunnitelmassa olevat varat toimintaansa että velvoite hankkia omatoimiselle varainhankinnalle suunnitellut varat toimintaa varten. 

Taloussuunnittelu

Järkevän ja tuloksellisen taloudenhoidon perustana on suunnitelmallisuus. Nuoriso-osaston toiminnan suunnittelu ja taloussuunnittelu kannattaa tehdä samaan aikaan, sillä käytännössä talousarvio on toimintasuunnitelma numerolliseen muotoon muutettuna. Kuten toiminnan suunnittelussa, myös taloussuunnittelussa kannattaa suunnitella alkavaa toimintakautta pidemmälle. Esimerkiksi mittavat varustehankinnat ja tulevan suurleirin aiheuttamat kulut kannattaa huomioida hyvissä ajoin. Talousarvion runko saadaan edellisen vuoden tuloslaskelmasta. Talousarvioon tehdään muutoksia sen mukaan, mitä tapahtumia ja hankkeita seuraavalle tilikaudelle on tulossa: talousarvio laaditaan mahdollisimman pitäväksi käytettävissä olevien tietojen ja tosiasioiden pohjalta. Huomioitavia asioita ovat esimerkiksi viikoittaisen toiminnan aiheuttamat kulut, polttoaineet, retket ja muu virkistystoiminta, kilpailumatkat, kouluttajien kurssikustannukset, posti- ja puhelinkulut, vakuutusmaksut, tiedotustoiminta ja osaston juhlat kuten pikkujoulut. Jos osaston järjestämissä tapahtumissa tai juhlissa kuunnellaan musiikkia, täytyy budjetoida myös Teostolle musiikin esittämisestä maksettavat tekijänpalkkiot. On myös syytä pohtia, voiko osasto maksaa nuorten tai kouluttajien leirimaksuja täysin tai osittain. Talousarvioissa ja tuloslaskelmassa on syytä noudattaa samaa ryhmittelyä mahdollisimman tarkoin, sillä yhtenäinen ryhmittely helpottaa suunnitelman toteutumisen seurantaa. Taloussuunnitelman pitäisi sisältää sekä tulo- että menosarakkeet. Nuorille aiheutuvia kustannuksia on hyvä välttää, mutta joskus on myös viisasta pohtia esimerkiksi leirimaksujen yhteydessä, missä määrin toiminnan ilmaisuus on itseisarvo.

Mistä saadaan rahaa?

Taloutensa järjestämiseksi nuoriso-osasto saa tukea palokunnalta. Yleensä palokunnan talousarviossa on erikseen määritelty nuorisotyöhön käytettävät varat. Varainhankintaan on mahdotonta antaa päteviä neuvoja. Terävänäköinen hallitus, valpas taloudenhoitaja ja kekseliäs nuoriso-osaston talousvastaava pitävätkin silmänsä ja korvansa auki löytääkseen uusia, juuri omalle palokunnalleen soveltuvia tulonlähteitä. Läheskään kaikilla palokunnilla ei ole omaisuutta, jonka tuotolla toimintaa pidettäisiin yllä, vaan tulot kertyvät pääasiassa jäsenmaksuista, oman toiminnan tuotoista, avustuksista ja lahjoituksista. On hyvä laatia luettelo yhteisöistä, opintokeskuksista, liikelaitoksista, pankeista, säätiöistä, yleishyödyllisistä järjestöistä (kuten RAY) ja rahastoista, joista avustuksia ja lahjoituksia voidaan pyytää joko toiminnan tukemiseen yleensä tai johonkin yksittäiseen tarkoitukseen. Nuoriso-osaston kannattaa hakea avustuksia paitsi kunnan nuorisolautakunnalta myös kulttuuri- ja sosiaalilautakunnilta. Avustuksella tarkoitetaan välitöntä yhdistyksen toimintaan myönnettyä tukea. Avustuksiin liittyy yleensä selvitysvelvollisuus siitä, miten avustus on käytetty. Avustusanomuksen pitää olla aina hyvin perusteltu ja sen mukaan on hyvä liittää asiaan vaikuttavia selitteitä, kuten tilinpäätös, talousarvio, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, nuoriso-osaston esite tai matkasuunnitelma. Myös sponsorit ovat hyvä apu varainhankinnassa. Mikäli nuoriso-osastolla on riittävästi näkyvyyttä ja hyvä maine, sen on suhteellisen helppo hankkia sponsoreita tukemaan toimintaansa. Sponsoriksi lähtevien tulee yleensä jollain tavoin hyötyä yhteistyöstä: usein tämä tarkoittaa näkyvyyttä palokunnan tapahtumissa ja esimerkiksi nettisivuilla. Sponsori voi myös tehdä erikoistarjouksia palokunnan jäsenistölle. Sponsorisuhteissa on tärkeää jatkuva hyvien suhteiden ylläpito. Yhteistyökumppanit on hyvä kutsua mukaan tapahtumiin ja juhliin, ja yhteistyökumppaneita kannattaa muistaa esimerkiksi huomioimalla heidän merkkitapahtumansa. 

Katso myös